1) 用字は新字体漢字を用い、ユニコードにしかない漢字は「〓｛8DD7｝」の如く、ユニコードにもない漢字は「〓｛獣篇・折｝」の如く示す。藝・餘など一部正字を敢えて残したものもある。嶋・壹など通行の異体字は残す。２字以上のオドリ字は「＋＋（濁点付は＃＃）」で示す。
2) 各項目については以下の通り（記述がある程度主観にわたる作業については、☆印を付した）。
(1) 番号
(2) 旧書名
※旧目録の書名。
(3) 版写の別
(4) 特殊装丁
※袋綴本は記述省略、その他の装丁のみ記述。巻子本・仮綴（こより綴を含む）・折本・折帖・列帖装・大和綴・粘葉装・紙釘装・包背装など。
(5) 数量
(6) 書名・(7) 書名の備考
※和書は、原則として原外題（原題簽・刷外題・写本における本文同筆の書き外題など）に拠る。
※内題・見返し題等、その他の題が異なる場合は、「⑦書名の備考」に「内題「…」。」などと注記する。
※☆原外題を欠く場合は、内題（広義の内題。すなわち見返し題・扉題・序題・目録題・狭義の内題・柱題・尾題・跋題など）、および『国書総目録』『日本古典文学大辞典』、その他、内閣文庫の目録等信用すべき書目類を勘案して書名を決定する。その場合、必ず根拠を「⑦書名の備考」に明示する。
※☆原外題が著しく通行の書名と異なる場合、同様にして決定し、その旨「⑦書名の備考」に注記する。
※角書は〈 〉内に示す（必要ならば行替えは／で示す）。
※草双紙類は、絵題簽・刷外題・見返題・『国書総目録』『黄表紙総覧』『東大蔵草双紙目録』等を参看し、その都度書名を決定し、根拠を備考欄に明記する。また、もとの絵題簽や絵表紙の残存状況を「⑦書名の備考」に注記する。
※漢籍（含、朝鮮本）および和刻本漢籍・準漢籍は、原則として内題（狭義の内題、すなわち本文冒頭部にある題）に拠る。
※原外題（原題簽、および写本や朝鮮本等の古い書き外題など）が異なる場合は、「⑦書名の備考」に注記。
(8) 書型
※書型は、大（大本。美濃版のこと）・半（半紙本）・中（中本。大本の半分）・小（小本。半紙本の半分）・横（横本。半横・中横等と記す）で略記する。その他の書型は、極大（大本より大きいもの）・極小（小本より小さいもの）・枡形本（ほぼ正方形）などと記述。
(9) 存欠（残存状況）
(10) 原装改装
※主に表紙について。原装か改装かは、表紙の裏の折返しの様子や、見返しの紙が本文の料紙と同じか否か、虫穴の具合などを見て判断する。
(11) 合冊
※合冊か否かは、主に小口の様子を見て判断する。
※草双紙類で仮に合綴している場合、「３冊仮合綴（原表紙存）」などと記す。
(12) 全丁数
※遊紙・見返しは数えない。冊数の多い場合は概数を記す。
(13) 編著者
※資料に顕れた人名を優先し、『国書総目録』等を参照する。
※著名な作品については省略。
(14) 成立（序跋・奥書・書写識語・刊記など）
※版本写本とも、序跋・奥書（元奥書も）・書写識語について、年記と筆者を摘記する。
※年記は、干支は取らず、「元禄８年」のように記す。
※月は、「三月」等は「３月」とするが、弥生・季春その他の異名はそのまま記す。
※日や上旬下旬等は省略する。
※人名の肩書きは、出来るだけそのまま取る。
※奥書・書写識語等で重要と思われるものは全部写す。
※元奥書類は「元奥書」「元書写識語」と表記する。
※版本の場合は、刊記があれば、刊年（干支や異名は採らず、「元禄６年８月」のように記す。刊年のない時は「無刊年」と記す）・版元名・マルカッコ内に版元住所、を記す。版元が５軒以上の場合は、最初の２軒と最後の２軒を挙げ、「～等９軒」などと総軒数を記す。
※☆刊記が入木の場合は、後に（刊記入木）と記す。
※付け刊記（多く裏表紙見返しに付す、外の本にも流用するような出来合いの刊記。多くの版元の相合版が多く、江戸後期の本に多い）の場合は、「付け刊記」と記す。
(15) 成立西暦
※「１６９３」のように記す。最も新しい成立年を入れる。
(16) 成立推定
※☆写本の場合は、おおよその書写時期を注記。室町時代写・近世初期写（安土桃山～寛永）・近世前期写（寛永～享保）・近世中期写（享保～寛政）・近世後期写（寛政～）・幕末写（弘化～）・明治など。
※☆版本で、刊記のない場合、おおよその刊行時期を注記。近世初期刊（安土桃山～寛永）・近世前期刊（寛永～元禄）・近世中期刊（元禄～寛政）・近世後期刊（寛政～）・幕末刊（弘化～）など。江戸前期の江戸版（料紙や版相よりわかる）は、江戸版と注記。
(17) 刷り・書写の態様
※☆版本の場合で、刷りの状態が、著しく良いもの・かなり良いもの・やや悪いもの・著しく悪いもの・明治刷り、はそれぞれ、初印・早印・やや後印・後印・近代印と注記。
※☆写本の場合、書写の態様を注記。原写本（オリジナルの写本）・転写本（古典の場合は不要）・自筆稿本・清書本・草稿本など。
(18) 内容
※☆書名より内容の判りにくい本は、内容について略記する。
(19) 旧蔵印・識語
※蔵書印は、読める限り注記する。
※☆識語（書入れ）は摘記し、面白いものは全文写す。
(20) 備考
※その外、上記の項目で記述できなかった特記事項（本文庫の中の他本との関連等）、特に書誌的項目（落丁乱丁の存在。装丁上の問題等）について記入する。
(21) 保存状況（補修・保存・取扱いについての注記）
※保存状況に特記すべき問題のあるものは注記する。